АРМ отчетности и анализа должен обеспечивать настройку и формирование бухгалтерской (ф. №1 “Баланс предприятия”, ф. №2 “Отчет о прибылях и убытках”, ф. №5 “Приложение к балансу предприятия”), налоговой (расчетов по налогам) и некоторых форм статистической отчетности (Отчет о составе средств предприятия (учреждения) и источниках их образования ф. №2-ф), а также аналитических форм и расчетов. С помощью специальных инструментов должно производиться описание принципов и правил консолидации и составления сводной отчетности.

Особенности автоматизации промышленных предприятий

• 1. Особенности автоматизации сельскохозяйственных предприятий.
• 2. Особенности автоматизации бюджетных организаций.
• 3. Особенности автоматизации предприятий торговли.
• 4. Сравнительная характеристика пакетов прикладных программ для автоматизации обработки экономической информации.
• 5. Автоматизированная система обработки экономической информации «НИВА СХП». Настройка системы.
• 6. Автоматизированная система обработки экономической информации «НИВА СХП». Основные средства.
• 7. Автоматизированная система обработки экономической информации «НИВА СХП». Животные на выращивании и откорме.
• 8. Автоматизированная система обработки экономической информации «НИВА СХП». Учет материалов.
• 9. Автоматизированная система обработки экономической информации «НИВА СХП». Кассовые операции.
• 10. Проектирование экономических информационных систем. Содержание и организация проектирования.

Организационное обеспечение - одна из важнейших компонент эффективного функционирования любой системы обработки данных, от которого зависит взаимодействие целей и функций системы, аппарата управления и разнообразных ресурсов. Функционирование АИСБУЭА должно быть устойчиво и эффективно, предопределено качеством проектной документации, четким разделением функций между техническими работниками и управленческим персоналом в процессе создания и работы системы, строгим выполнением инструкций и организационно-технических мероприятий, предусмотренных проектной документацией. При организации и построении автоматизированных информационных систем следует учитывать принципы системного подхода, методологического единства, модульности построения, совместимости элементов системы. Системный подход предполагает определение целей системы; выделение автоматизированных функциональных подсистем и задач в общей системе управления; выявление и анализ связей между подсистемами; установление порядка функционирования системы, непрерывного её развития. Методологическое единство требует всеобщей связи управленческой информации как по функциональной структуре, так и по уровням управления.

Модульность построения - это логическое соединение элементов системы в определённых сочетаниях, что обеспечивает гибкость и адаптацию систем к различным условиям, устойчивость к изменению своей структуры.

Совместимость элементов системы означает согласование взаимодействия их по уровням и функциональному назначению, обеспечение информационной связи различных элементов между любой, единство структуры технических средств и программного обеспечения.

В составе организационного обеспечения можно выделить методы и средства, стадии и этапы создания АИСБУЭА.

Методы включают важнейшие материалы, регламентирующие процесс создания и функционирования систем: методологические рекомендации по организации и проведению обследования объекта, формированию состава задач, выбору программных и технических средств, разработки проектной документации, использованию пакетов прикладных программ и др.

Средства, необходимы для эффективного функционирования АИСБУЭА, включают типовые комплексы задач, унифицированные комплексы документов, классификаторы, типовые структуры систем управления, технические и программные средства. В создание АИСБУЭА вовлекаются многие специалисты: инженеры-системотехники, экономисты, программисты, инженеры ЭВМ и средств связи. С каждым годом роль пользователей, способных самостоятельно осуществлять проектные решения, всё больше увеличивается.

Согласно общей теории системотехники АИСБУЭА должна удовлетворять следующим общесистемным свойствам: * интеллектуальности-активной роли человека в ходе проектирования и функционирования систем; * модульности - реализации составляющих АИСБУЭА в виде набора функционально независимых модулей; * эволюционности-возможности развития и применения новейших средств информационных технологий: вычислительной техники, связи, программного обеспечения и др.

Методология проектирования включает набор общесистемных концепций и методов, определяющих логическую структуру про екта и технологию процесса проектирования. Выделяю индивидуальное, типовое и системное проектирование АИСБУЭА. Индивидуальное проектирование организуется с учетом специфики конкретного предприятия или объекта. Оно отличается большой трудоемкостью, высокой стоимостью и трудностью, дальнейшего развития.

11. Проектирование экономических информационных систем. Разработка технического задания и технического проекта.

Проектирование - это процесс составления описания, необходимого для создания в заданных условиях еще не существующего объекта по первичному описанию этого объекта путем его детализации, дополнения, расчетов и оптимизации.

Описание объекта может быть задано по-разному: в виде текста, алгоритма, программы, чертежа, таблицы или, что чаще всего, комбинировано в традиционно бумажном или электронном виде.

Проектирование можно рассматривать с одной стороны как заключительную фазу исследований, а с другой как начальную фазу производства.

Проектирование ИС охватывает три основные области: проектирование объектов данных, которые будут реализованы в базе данных; проектирование программ, экранных форм, отчетов, которые будут обеспечивать выполнение запросов к данным; учет конкретной среды или технологии, а именно: топологии сети, конфигурации аппаратных средств, используемой архитектуры (файл-сервер или клиент-сервер), параллельной обработки, распределенной обработки данных и т.п.

Проектирование информационных систем всегда начинается с определения цели проекта. В общем виде цель проекта можно определить как решение ряда взаимосвязанных задач, включающих в себя обеспечение на момент запуска системы и в течение всего времени ее эксплуатации: требуемой функциональности системы и уровня ее адаптивности к изменяющимся условиям функционирования; требуемой пропускной способности системы; требуемого времени реакции системы на запрос; безотказной работы системы; необходимого уровня безопасности; простоты эксплуатации и поддержки системы.

Требования к информационным системам (ИС). Техническое задание.

Техническое задание- это документ, определяющий цели, требования и основные исходные данные, необходимые для разработки автоматизированной системы управления. При разработке технического задания необходимо решить следующие задачи: установить общую цель создания ИС, определить состав подсистем и функциональных задач; разработать и обосновать требования, предъявляемые к подсистемам; разработать и обосновать требования, предъявляемые к информационной базе, математическому и программному обеспечению, комплексу технических средств (включая средства связи и передачи данных); установить общие требования к проектируемой системе; определить перечень задач создания системы и исполнителей; определить этапы создания системы и сроки их выполнения; провести предварительный расчет затрат на создание системы и определить уровень экономической эффективности ее внедрения.

12. Проектирование экономических информационных систем. Этапы проектирования.

Системное проектирование АИСБУЭА предполагает увязку проектных решений по обоснованию состава задач управления, их информационных входов и выходов, структуры информационной базы. Процесс системного проектирования состоит, как правило, из двух достаточно четко разграниченных стадий: макро- и микропроектирование.

Макропроектирование включает определение функции и организационной структуры будущей системы, ее состава, а основных принципов функционирования элементов.

На стадии микропроектирования осуществляется выбор вида, способа проектирования элементов системы. Процесс проектирования сводится к выбору лучшего варианта системы из множества возможных вариантов в зависимости от поставленной цели.

В соответствии с методологией создания АИСБУЭА выделяют следующие стадии, этапы и виды работ создания и внедрения систем

• 1. Предпроектная. Этапы и виды работ: 1.Обследование объекта и обоснование требований к системе. 2.Разработка технико-экономического обоснования. 3.Разработка технического задания. 2. Проектирования. Этапы и виды работ: 1. Технический проект. 1.1 Разработка решений по функциональной (постановок задач) 1.2 Разработка информационного обеспечения 1.3. Разработка других видов обеспечения 1.4 Согласование и утверждение документации технического проекта 2. Рабочий проект 2.1 Разработка программных средств функциональных подсистем и задач, контрольных примеров испытаний программ 2.2. Разработка программ по информационному обеспечению
• 2.2. Оформление актов приемо-сдаточных испытаний 3.Анализ функционирования АИСБУЭА: 3.1. Расчет эффективности и научно- технического уровня системы по результатам эксплуатации 3.2. Технико-экономическое обоснование развития системы

Экономическая эффективность информационных систем. Прямая и косвенная эффективность.

Эффективность АИСБУЭА определяется степенью ее положительного влияния на управляемый объект или процесс в результате использования средств вычислительной техники, программного обеспечения, изменения информационных потоков организационной структуры управления.

Информация имеет стоимость, в которой можно выделить стоимость ее получения, хранения, извлечения и обработки. Поскольку первичные данные практически всегда стоят больше, чем вторичные, выделенные средств на их сбор является инвестицией. Планировать сбор, сортировку и обработку необходимо только тех данных, которые нужны для достижения целей обработки. Информация может быть ценной для пользователя, и эта ценность всегда должна быть больше, чем затраты на её получение, хранение и извлечение. Более высокая стоимость всегда должна быть связана с получением более точной информации. Цена информации определяется ее полезностью для принятия решений. Прямая эффективность характеризуется показателями сокращения сроков обработки информации, увеличения производительности труда, снижения себестоимости и трудовых затрат обработки данных. Показатели косвенной эффективности отражают качественные результаты: получение новых сведений для управления, общее повышение уровня планирования, учета и анализа хозяйственной деятельности. Косвенная эффективность, как правило является основной долей эффекта, особенно в непроизводственной сфере управления. Обязательное условие определения экономической эффективности автоматизации -- сопоставимость показателей во времени, по ценам и тарифным ставкам заработной платы, элементам затрат, объемам производства и номенклатуре продукции и услуг, методам исчисления стоимостных показателей. При оценке экономической эффективности используются обобщённые и частные показатели. К основным обобщающим показателям относятся: годовой про эффект, годовой прирост прибыли, срок окупаемости капитальных затрат; к основным частным -- уровень автоматизации |управленческого персонала, уровень автоматизации вып управления, экономия по видам ресурсов, повышение производительности труда, снижение издержек производства и др.

• 13. Годовые эксплуатационные расходы при проектировании ИС
• 14. Текущие затраты при проектировании ИС
• 15. Экономический эффект от внедрения ИС
• 16. Методы проектирования ИС

Методы проектирования ЭИС - способ создания систем ЭИС. 3 метода: индивидуальный (оригинальный), типовое проектирование, автоматизированное проект.(САПР) Индивидуальное характеризуется - все виды работ для различных объектов выполняются по индивидуальным проектам. В процессе инд проектирования применяются свои оригинальные методики и средства проведения работ. Методики проведения работ на всех этапах обследование, формирование технического задания, разработки технического проекта и раб документации создаются для конкретного объекта по мере необходимости. “-” высокая трудоемкость, большие сроки проектирования, плохая модернизируемость, плохая сопровождаемость. Типовое проектирование - разбиение системы на множество составных компонентов и создание для каждой из них законченного проектного решения, которое про внедрении привязывается к конкретным условиям объекта. В зависимости от декомпозиции различают: элементное проектирование, подсистемное, объектная. При элементном методе проектирования, вся система разбивается на конечное множество элементов, каждый из которых является типовым. В качестве элементов могут выступать проектные решения по информационному, техническому, программному виду обеспечения. Подсистемный метод проектирования характеризуется более высокой степенью интеграции элементов ЭИС. Декомпозиция системы осуществляется на уровне функциональных подсистем, иногда комплекса задач, каждая из выделенных подсистем представляется в законченном виде ППП. При этом обеспечивается функциональная полнота системы, минимум инф-ой связи, параметрическая настраиваемость. Для каждого ППП оформляется пакет документации. Объектное проектирование - декомпозиция ЭИС не производится. Типовой проект создается в целом для некоторого обобщенного объекта, определенной группы. Автоматизированное проектирование - автоматизация основных этапов создания ЭИС, начиная от выбора состава задач и заканчивая автоматическим получением проектной документации

Все документы, имеющие отношение к ЭИС, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разбить на входные и результатные.

Состав внутримашинной базы определяется исходя из информационных потребностей каждого уровня управленческого аппарата.

В теории автоматизированных систем обработки экономической информации ИО принято делить на:

§ системы показателей данной предметной области (например, показатели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельности, анализа и др.);

§ системы классификации и кодирования;

§ документацию;

§ потоки информации – варианты организации документооборота;

§ различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

Наиболее сложной организацией является автоматизированный банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между различными пользователями.

В ходе проектирования ИО, выполняемого совместно с пользователями-экономистами, осуществляются следующие работы:

· определяются состав показателей, необходимый для решения экономических задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;

· разрабатываются различные классификаторы и коды; изучается возможность использования общегосударственных классификаторов;

· выявляется возможность применения унифицированной системы документации для отражения показателей, проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к требованиям машинной обработки;

· ведется организация информационного фонда; определяются состав базы данных и его организация; проектируются формы вывода результатов обработки.

Создание информационного обеспечения осуществляется в тесной связи с технологией автоматизированной обработки и программным обеспечением.

Создание ИО осуществляется в ходе составления технорабочего проекта и предусматривает составление инструкций пользователям по применению основных положений ИО в их практической деятельности, связанной с обработкой экономических задач на ПЭВМ. Это:

· инструкции по подготовке документов к машинной обработке и их кодированию;

· инструкции, по обработке экономической задачи на ПЭВМ – вводу программы, исправлению информационных массивов, вводу исходных данных, корректировке информации, загрузке в базу данных, организации запросов, получению выходных данных, организации обмена информацией с другими пользователями.

Документация и технология ее формирования

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т. е. утвержденной формы носители информации, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную, не обработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств.

Выходная документация включает сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки и изготовляется, главным образом, на печатающих устройствах машины. В бухгалтерском учете и финансово-кредитной системе принятые формы документации регулируются едиными нормативными актами, правилами и инструкциями.

Развитие систем автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения экономической информации.

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам: стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей.

Требования к унифицированной документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей .

- Заголовочная часть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта:

· наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего);

· характеристика документа (индекс, код по ОКУД);

· наименование документа;

· зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.

- Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

Разработка форм первичных документов осуществляется в такой последовательности:

· уточняется состав реквизитов, включаемых в документ; их состав должен отвечать целям управления;

· выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке и распределяются по трем зонам:

1-я зона – постоянные признаки, располагаемые в заголовочной части, в рамке для проставления кодов постоянных признаков;

2-я зона – переменные признаки, помещаемые в таблице справа или слева от наименования признаков;

3-я зона – количественно-суммовые основания, размещаемые в таблице справа.

Процесс создания форм первичных документов связан с дальнейшим порядком размещения данных этих документов в памяти ЭВМ. Современный уровень развития технологии автоматизированной обработки информации предусматривает разработку макета для ввода данных из документов в 2-х вариантах:

1. макет каждого документа представляет точную копию первичного документа (платежного поручения, счета, чека и т. д.);

2. унифицированный макет для ввода данных из разных документов, имеющих одинаковый реквизитный состав (например, единый макет документа для ввода данных из платежных поручений, расходных и приходных кассовых ордеров, накладных).

Результатом обработки экономической информации являются различные сводки, таблицы, сгруппированные по определенным признакам. Обобщенные данные могут быть представлены на бумажных носителях, на дисплее, на магнитных носителях. К выходным документам предъявляются следующие требования: состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления, данные должны быть достоверны и логически расположены в документе. ПЭВМ должна изготавливать готовые к использованию документы: печатать титульный лист, заголовочную часть, содержание, оформляющую часть. При размещении реквизитов в выходных документах устанавливается иерархия группировочных признаков и подсчитываемых итогов:

· группировочные признаки располагаются по степени убывания уровня их подчиненности;

Количественно-суммовые итоги – по степени возрастания итогов.

Разработка форм первичных и сводных документов ведется на стадии технорабочего проекта.

Внутримашинная информационное обеспечение

Внутримашинное информационное обеспечение (ВИО) включает все виды специально организованной информации, представленной в виде, удобном для восприятия техническими средствми. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Тогда, как внемашинное ИО представляет собой совокупность сообщений и документов в форме, воспринимаемой пользователем без применения средств вычислительной техники.

ИО должно быстро и в полном объеме удовлетворять информационные потребности всех пользовате-лей. По содержанию ВИО представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности предприятия. По роли в машинной обработке и технологии использования мас-сивы делятся на:

Постоянные или нормативно-справочные (НСИ) . Они составляют информационный базис и довольно редко изменяются. В их состав включаются классификаторы, справочники, каталоги и др. Формируются они до начала эксплуатации АИС и используются во многих циклах обработки информации. Принято выделять 4 класса НСИ (нормативно-справочной информации предприятий):

· Конструкторский состав объектов производства;

· Технологические нормы (технологические операции, типы оборудования, нормы времени, нормы расхода материалов и т. д.);

· Классификаторы (продукции и т. д.);

· Ценники.

Переменные массивы содержат фактическую (учетную) информацию, которая характеризует состояние объекта управления. Эта информация чаще всего образуется на основе первичных документов;

Промежуточные массивы – они возникают на этапах решения задач и не имеют самостоятельного значения для целей управления;

Выходные (результирующие) массивы получаются в результате обработки исходной информации и содержат данные, необходимые для анализа и принятия управленческих решений.

Служебные массивы – содержат вспомогательную информацию, необходимую для обработки всех остальных видов массивов.

Все виды массивов составляют ИО компьютерной системы и обеспечивают систематизацию и унификацию показателей, позволяют установить терминологическое единство, однозначность описаний и связей между показателями во внутримашинном ИО.

При увеличении объемов информации для многоцелевого применения и эффективного удов-летворения информационных потребностей различных пользователей используется интегрированный подход к созданию ВИО в виде базы или банка данных.

База данных – это специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающей удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным.

Банк данных – это автоматизированная система, представляющая совокупность информационных, программных, технических средств и персонала. Обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими банка данных является база данных и СУБД.

Создание Баз данных и Банков данных решает ряд проблем:

· Устраняется многократный ввод и дублирование одних и тех же данных;

· Уменьшается избыточность и противоречивость данных;

· Не возникает проблемы изменения прикладных программ в связи с заменой физических устройств или

Изменения структуры данных;

· Повышается уровень надежности и защищенности информации, удобство доступа к данным;

· Снижаются затраты не только на создание и хранение данных, но и на поддержание их в актуальном состоянии;

· Появляется возможность совместного использования данных для решения большого круга задач, в том числе и новых.

Математическое обеспечение

Математическое обеспечение – это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач. Математическое обеспечение включает средства моделирования процессов управления, методы и средства решения типовых задач управ-ления, методы оптимизации исследуемых управленческих процессов и принятия решений (методы много-критериальной оптимизации, математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания, экономико-математические модели и т. д.).

Математическое обеспечение служит основой для разработки комплекса прикладных программ.

Экономико – математическое моделирование в планировании и управлении экономическим объектом

Экономико – математическое моделирование (ЭММ) позволяет отобразить реальную экономическую или производственную систему в виде математических зависимостей между параметрами и характеристиками данной системы. Оно позволяет избежать ошибок при реализации задач планирования и управления экономическим объектом. Окончательное решение, выбранное с помощью ЭММ, наиболее обоснованным, т. к. выбирается из множества допустимых решений.

Экономико – математические модели предназначены не только для получения какого-либо результата в виде конкретного числа, точного значения, но они во многих случаях используются для анализа экономических процессов и явлений. Математическое моделирование позволяет решить такие задачи, которые не решаются традиционными методами.

Перечислим, к примеру, ЭММ, используемые для планирования и сбыта продукции:

· Расчет оптимальной производственной программы для предприятий с серийным типом производства;

· Оптимальное календарное планирование производства заключается в составлении оптимального календарного плана загрузки станков для изготовления определенного количества деталей по заданной технологии;

· Модель размещения производства неоднородной продукции с учетом привязки производителей к потребителям.

Программное обеспечение

Можно выделить 2 основных вида ПО:

1. общее (системное): обеспечивает автоматизацию разработки программ и организацию вычислительного процесса;

2. специальное (прикладное)- совокупность программ решения конкретных задач пользователя.

Операционная система – это программа, которая автоматически загружается при включении компьютера и предоставляет пользователю базовый набор команд, с помощью которых можно общаться с компьютером: запустить программу, отформатировать дискету, скопировать файл и т. д.

Система программирования представляет собой инструментальные средства для квалифицированных пользователей – программистов и непрограммистов. определяют информационные технологии, предназначенные для проектирования функционального программного обеспечения. Функциональное ПО – это программная реализация конкретных функций информационного работника с использованием различных информационных технологий, т. е. это настройка автоматизированного рабочего места (АРМ), СУБД, гипертекстов, мультимедиа, экспертных систем, программного комплекса задач и подсистем ЭИС, построенных с помощью других средств проектирования, на конкретного информационного работника конкретного предприятия, учитывающая специфику сложившейся там системы обработки данных.

Инструментальные средства программиста определяют информационные технологии, доступные пользователю с любой квалификацией в области вычислительной техники и программирования.

Сервисные программы предоставляют ряд услуг по обеспечению эксплуатации ЭВМ и программного обеспечения.

Кроме операционных систем для функционирования любой ЭИС необходимы также:

§ текстовые и диагностические программы;

§ программные средства телекоммуникации;

§ программные средства защиты информации от несанкционированного доступа и воздействий;

§ программные средства подтверждения целостности передаваемого документа и идентификации подписи автора;

§ программный интерфейс с другими компьютерными системами и др.

Организационное обеспечение

Организационное обеспечение включает комплекс документов, которые регламентируют функции и задачи специалистов, использующих ПО.

Правовое обеспечение – комплекс документов, определяющий права и обязанности специалистов, использующих П, а также правила хранения и защиты информации, ревизии данных. обеспечение юридической подлинности данных.

Методическое обеспечение – комплекс методических указаний по внедрению и использованию ПО, средства обучения, демонстрационные примеры.

Эргономическое обеспечение – комплекс мероприятий, которые обспечивают максимально комфортные условия для работы пользователей.

Лингвистическое обеспечение – с его помощью осуществляется общение человека с машиной. Оно включает систему терминов и определений, информационные языки для описания структурных единиц информационной базы (документов, показателей, реквизитов), языковые средства информационно-поисковых систем и т. д.

Автоматизация управления предприятием

АИС управления предприятием (можно использовать ранее появившееся определение АСУ или АСУП – автоматизированная система управления предприятием. В современной литературе встречается также термин САУП – система автоматизации управления предприятием) – это совокупность взаимосвязанных элементов, которые образуют единое целое, направленное на достижение единой цели. Цель – это систематизированный сбор и обработка экономической информации, которая должна обеспечивать все функции управления предприятием .

Именно автоматизация обеспечивает необходимую оперативность контроля и гибкость управления предприятием, получение непротиворечивых и полных данных о финансово-экономическом состоянии, оперативный доступ к аналитической информации о работе предприятия.

Следует провести четкую границу между САУЧ (система автоматизации учета, в основном бухгалтерского и финансового и т. п.) и САУП или АСУП (система автоматизации управления предприятием) – в западной терминологии системы планирования ресурсов (ERP – Enterprise Resource Management) и планирование потребности в производственных ресурсах (MRP II – Manufacturing Resource Planning).

Автоматизация управления предприятием основывается на 3-х «китах»:

Технология бизнес-процессов;

Программные средства;

Технические средства.

Бизнес-процесс – это множество внутренних видов деятельности предприятия, заканчивающихся созданием необходимой клиенту (потребителю) продукции. Бизнес-процессы «пронизывают» функциональную структуру предприятия. Их структура отражает взаимодействие подразделений во время производства продукции, тогда как, функциональная структура предприятия отражает распределение ответственности между подразделениями. Бизнес-процессы и есть предмет управленческой автоматизации.

Отличие систем для автоматизации учета от систем автоматизации управления в том, что первые охватывают всего одну функцию управления, а вторые – весь процесс.

Технология бизнес-процессов обеспечивает полноту формирование первичных данных, достоверность и оперативность учетной информации в рамках хозяйственной деятельности предприятия, правильность оформления и учета хозяйственных процессов, выбор наиболее рациональных форм и методов управления и определяет конечные требования к организации всего управленческого процесса на предприятии.

В АСУП заложены управленческие технологии, которые стали стандартными в международной практике. К ним относятся:

1) Финансовое управление – бюджетирование, управление проектами и т. п.;

2) Управление логистикой – статистическое управление запасами, планирование потребности при распределенных запасах и т. п.;

3) Управление и планирование производства

– общие методики: объемно-календарное планирование, планирование потребности в материалах, планирование потребности в производственных мощностях, планирование финансовых ресурсов;

– специальные методики: непрерывное производство, серийное производство, производство «на заказ» и «на склад»;

– специализированные методики: управление маркетингом, управление качеством, методика «точно-вовремя» (Just-in-Time).

Системы для автоматизации управления предприятием различаются по уровню поддержки этих управленческих методологий и по уровню охвата бизнес-процессов.

В отличие от западных предприятий, на которых повсеместно применяется автоматизация, на Украине этот процесс только начинается, и то не во всех отраслях. Как показывает мировой опыт, в развивающихся экономиках применение АСУП начинается с отраслей:

– Которые обеспечивают элементарные потребности основной массы населения – пищевая промышленность, энергетика, строительство, фармацевтическая промышленность, оптовая и розничная торговля, легкая промышленность;

– Которые пользуются наибольшей инвестиционной привлекательностью – кроме перечисленных выше, химическая, топливная, металлургия, машиностроительная и перерабатывающая промышленность;

– Которые обслуживают и помогают формировать рыночную инфраструктуру – все виды связи, гостиничный бизнес и туризм, банковские, юридические и страховые услуги, автосервис, производство автозапчастей, транспортные перевозки и т. п.

Организационные формы СОЭИ

Система автоматизированной обработки экономической информации (СОЭИ) – это система, в кото-рой достоверная первичная (фактическая) информация (которая характеризует производственно-хозяйственную или иную деятельность предприятия) фиксируется один раз в минимальном объеме в ритме производства и в таком же ритме передается и обрабатывается на ЭВМ таким образом, что по окончании этого процесса получается максимум результатной информации . Эта информация должна полностью удовлетворять всем функциям управления и может служить для информирования руководителей различного уровня. Системный подход предполагает создание единой информационной базы, предусматривающей использование единой исходной информации для всех задач управления, единой системы классификации и кодирования информации.

Основной организационной формой использования СОЭИ на предприятиях Украины является АСУ разных уровней и назначения. На крупных предприятиях, объединениях, организациях созданы многоуровневые интегрированные АСУ.

В настоящее время их называют ВИАС – внутрифирмовая интегрированная автоматизированная система.

В зависимости от особенностей производства, целей разработки подобных АСУ и т. д., она может включать в себя несколько систем: АСУП (автоматизированная система управления предприятием), АСУТП (автоматизированная система управления технологическими процессами), САПР (система автоматизации проектирования), АСУТПП (автоматизированная система управления технической подготовкой производства), АСУНИС – АСУ научными исследованиями. Все эти системы могут быть взаимосвязанными и взаимозависимыми, могут быть и относительно самостоятельными. Каждая из этих систем делится на ряд подсистем – называемых функциональными подсистемами. В свою очередь каждая подсистема имеет свой комплекс задач и информации.

АСУП может включать следующие подсистемы – МТО (материально-техническое обеспечение производства), БУ (бухгалтерский учет), ОУП (оперативное управление производством), управление кадрами и т. д. Подобная структура АСУП сложилась при плановой экономике. Обработка информации велась специальным подразделением ВЦ или ВЦКП (централизованно).

С появлением ПК и средств коммуникации СОЭИ стали разрабатываться на основе АРМ (автоматизированных рабочих мест пользователей) и их сетей.

Функциональная подсистема – это часть АИС. Которая выделена на основе общих функциональных признаков управления предприятием. Часто в функциональной структуре АИС повторяется состав функциональных подразделений предприятия. Названмя этих подсистем повторяют названия подразделений. В зависимости от сложности объекта управления количество функциональных подсистем (пс) может быть 10-20 и более:

Пс бухгалтерского учета

Пс управления технической подготовкой производства

Пс технико-экономического планирования

Пс оперативного управления основным производством

Пс материально-технического снабжения

Пс управления кадрами

Пс управления финансами

Пс управления маркетинговой деятельностью

Пс анализа финансово-хозяйственной деятельности

Пс управления инвестициями

Пс управления проектами и т. д.

Подсистемы, близкие по функциональному назначению объединяются в контуры. Организационно каждая функциональная подсистема состоит из совокупности АРМов (автоматизированных рабочих мест) различных специалистов.

Функциональная стр-ра – состав функциональных подсистем

Организационная стр-ра –совокупность АРМов

Модульная стр-ра – состав модулей АИС. Модулем может быть отдельная функциональная подсистема, либо один АРМ,

либо комплекс задач.

АРМ – средство автоматизации работы конечного пользователя

АРМ – совокупность информационно – программно – технических ресурсов, которые обеспечивают конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области. (Стр.184-185, 67)

АРМ – это инструмент для рационализации и интенсификации управленческой деятельности. Он создаётся для выполнения некоторой группы функций. К АРМ предъявляются следующие требования: малые размеры, низкая стоимость, высокая надежность. Возможность работы в автономном и сетевом режиме, обеспечение развитого диалога между пользователем и ПЭВМ, возможность ввода, редактирования и вывода текстовых документов, таблиц, графиков, рисунков.

АРМ классифицируют по разнообразным признакам:

1. по типу решаемых задач:

информационно-справочные;

информационно-вычислительные;

оперативного управления;

бухгалтерского учёта и др;

2. по режиму работы – в монопольном режиме и сетевом;

3. по функциональной направленности – АРМ-Т – технического и вспомогательного персо -

нала, АРМ-С – специалиста, АРМ-Р – руководителя;

4. по уровню использования – АРМ низового уровня, АРМ среднего уровня, АРМ высшего

уровня и др.

Сети АРМ, создание РБД (распределенной базы данных) дало возможность перейти к децентрализованной обработке информации и приблизить её к местам возникновения и потребления информации.

В этих условиях начала стираться грань между комплексами различных функциональных подсистем – возникли межфункциональные комплексы задач управления. АСУ в настоящее время представляют собой сеть АРМ разных уровней (в основном 2-4 – х уровневые сети). Иерархическая сеть АРМ наиболее полно отвечает структуре управления производством.

· АРМ – Р (руководителя) верхний уровень;

· АРМ-С (специалиста) средний уровень;

· АРМ-Т (технического работника) низший уровень.

АРМ низшего уровня работают в ритме производства, т. е. тогда, когда выполняется хозяйственная операция и информация о ней фиксируется в ЭВМ. АРМ более высоких уровней работают в более «вольном» режиме.

Характеристики и требования к АРМ-Р, АРМ-С, АРМ-Т.

АРМ-Р (руководители: директора, главные администраторы) может иметь распределённую (сетевой – АРМ) и локальную структуру.

Требования к АРМ-Р:

Наличие развитой БД;

Обеспечение оперативной системой поиска информации;

Обеспечение оперативной связи и другими источниками информации в пределах организационных структур;

Обеспечение возможности накопления опыта работы и ранее принятых решений в памяти АРМ.

Обычно в состав таких АРМ входит деловой пакет руководителя (электронная записная книжка, личный архив, картотека поручений).

АРМ-С (специалисты: начальники функциональных служб, главные специалисты, главные инженеры, главные технологи и т. д.) – содержит системы обеспечения профессиональной деятельности, обеспечение автоматизации рутинных работ и поддержки коммуникаций.

В АРМ-С содержится: БД, средства электронной обработки форм и деловой графики, набор ППП для математических расчётов и моделирования, а также экспертные системы и базы знаний для поддержки решений формализованных и неформализованных задач.

АРМ-Т (технические работники: секретари, кассиры, кладовщики)- для сотрудников, выполняющих рутинную работу: 60%-70% рабочего времени они заняты работой с документами и телефонными переговорами. Основные функции – ввод информации, оформление документов, ведение карточек и архивов, обработка входящей и исходящей документации (АРМ-секретаря, АРМ-кладовщика, АРМ-инспектора кадров и т. д.).

Сеть АРМ позволяет:

1. Обеспечить взаимосвязь процессов сбора и обработки информации по горизонтали (между структурными подразделениями) на каждом уровне, и по каждой предметной области (по вертикали);

2. Оперативно и всесторонне обеспечить в каждой подсистеме и на всех уровнях решение всех функцио-нальных вопросов управления;

3. Решить проблему своевременного автоматического формирования достоверных результатов деятельности предприятия в целом, и также получение сводных финансовых показателей для формирования установленной отчётности.

Определения автоматизированного рабочего места специалиста (АРМ). Роль и место АРМ в автоматизированной информационной технологии.

В последние годы возникает концепция распределенных систем управления народным хозяйством, где предусматривается локальная обработка информации. Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных ЭВМ.

Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.

Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Согласно принципу системности АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособляемость системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возможных факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы – быстро восстановима.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы.

В настоящее время для интенсификации умственного и управленческого труда специалистов различных профессий разрабатываются и получают широкое распространение АРМ которые функционируют на базе ПЭВМ.

Рассмотрим основные составляющие элементы АРМ работников экономических служб, управленческой деятельности и др., перспективы их развития и использования. Общая схема ПЭВМ, составляющей техническую основу АРМ.

· Внешние запоминающие устройства (ВЗУ)

· Дисплей – основное устройство для отображения информации.

· Клавиатура – основное устройство для ввода информации.

Hапомним, что наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе АРМ конкретных специалистов (экономистов, статистиков, бухгалтеров, руководителей), поскольку такая форма устраняет психологический барьер в отношениях между человеком и машиной.

Накопленный опыт подсказывает, что АРМ должен отвечать следующим требованиям:

· своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста.

· минимальное время ответа а запросы пользователя.

· адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам.

· простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания.

· терпимость по отношению к пользователю.

· возможность быстрого обучения пользователя.

· возможность работы в составе вычислительной сети.

Обобщенная схема АРМ представлена на рис. 3.

Рис 3. Схема автоматизированного рабочего места.

Автоматизация системы обработки экономической информации в малом торговом предприятии "Манго" (оптовая торговля)

Министерство образования и науки Российской Федерации

Филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования

«Дальневосточный федеральный университет»

в г. Дальнереченске

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по курсу «Автоматизированные системы обработки экономической информации»

Автоматизация системы обработки экономической информации в малом торговом предприятии «Манго» (оптовая торговля)

Введение

Назначение автоматизированной системы обработки информации

1.1 Требования и структура систем обработки экономической информации

2 Общая структура объекта

Создание базы данных

1 Создание запросов

2 Создание форм и отчетов

3 Создание макросов и модулей

Системное программное обеспечение

1 Технология обработки информации и обслуживание системы

2 Защита информации

5 Средства организации баз данных и работы с ними

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность технических программных средств и организационных мероприятий, предназначенных для автоматизации информационных процессов в профессиональной деятельности.

Автоматизированная информационная система обеспечивает реализацию некоторой информационной технологии переработки информации в процессе профессиональной деятельности.

Объектом исследования в курсовом проекте является малое торговое предприятие «Манго», которое осуществляет оптовую торговлю.

Предметом исследования является деятельность которую осуществляет данное торговое предприятие.

Необходимо создать комплексную информационную систему, основанной на применении современных информационных технологий подготовки, приема, обработки, передачи, учета, контроля экономической информации для повышения оперативности и качества управления экономическим объектом, а также анализа хозяйственной деятельности предприятия. Целью курсового проекта является автоматизация системы обработки экономической информации в малом торговом предприятии «Манго» (оптовая торговля).

Достижение поставленной цели требует решения следующих задач:

· определить назначение автоматизированной системы обработки информации;

· рассмотреть требования и структуру систем обработки экономической информации

· выявить общую структуру объекта;

· спроектировать базу данных;

· описать модель предметной области.

1 Назначение автоматизированной системы обработки информации

Рассматривая вопросы автоматизации систем управления прежде всего необходимо четко определить, что мы собираемся автоматизировать, т. е. определить объекты автоматизации.

Для определения объектов автоматизации необходимо проанализировать процесс функционирования предприятия. В результате анализа должно быть получено описание процесса переработки информации в системе управления, определены элементы этого процесса.

Анализ процесса переработки информации при решении какой-либо задачи управления позволяет выделить в нем три типа взаимосвязанных информационных процедур, заключающийся в реализации того или иного механизма переработки входной информации в конкретный результат и индивидуально выполняемых должностными лицами представлен на рисунке 1.1.

экономическая информация обработка автоматизация

Рисунок 1.1 - Конечная информация по критериям

На рисунке видно, что для получения необходимой информации нужно выбрать сотрудника из списка. В результате будет получена информация о проданных товарах, его состоянии и какому именно клиенту.

В малом (оптовом) торговом предприятии основной экономической составляющей является сбор, контроль, обработка, анализ данных. Необходимо проводить учет и контроль доходов предприятия. Также необходимо знать какими ресурсами владеет предприятие. Владеть информацией о клиентах, поставщиках, товарах и заказах, а также взаимосвязь их между собой.

При разработке базы данных для торгового предприятия «Манго» необходимо придерживаться таким принципам как: окупаемость, надежность, гибкость (то есть адаптация системы), безопасность (здесь имею в виду обеспечение сохранности коммерческой информации), дружественность (система должна быть понятна пользователю), и наконец, соответствие минимальным стандартам.

Поэтому необходимо создать базу данных, в которой бы учитывались информационные, трудовые, а также материальные ресурсы. Показать их взаимосвязь между собой.

Автоматизированная информационная система должна рассматриваться как инструмент в руках должностных лиц, реализующих переработку информации в процессе профессиональной деятельности. Можно сказать, что наличие этого инструмента фактически определяет новую технологию осуществления профессиональной деятельности.

Автоматизированная информационная система обеспечивает реализацию некоторой информационной технологии переработки информации в процессе профессиональной деятельности. Построенная база данных должна перерабатывать входную информацию для получении требуемой выходной информации.

1.1 Требования и структура систем обработки экономической информации

Информация в настоящее время выходит на первый план среди прочих ресурсов предприятия. Это обуславливается необходимостью экономить трудовые, материальные и финансовые ресурсы. Отсюда вытекают и специальные требования, предъявляемые автоматизированным системам обработки информации.

Прежде всего, система должна отвечать основным функциональным требованиям, в качестве которых выступают операции экономического отдела городской налоговой инспекции.

Кроме того, к АСОЭИ предъявляются и основные системные требования:

· стандартизация и унификация;

· единообразие форм представления информации, а также учёта, контроля и хранения документов;

· единообразие пользовательского интерфейса для всех решаемых задач;

· единый порядок документирования, сопровождения и модификации.

Система должна строиться на основе типовых программных продуктов и стандартных технологий и методологий.

Адаптивность системы (без программирования) в соответствии с платформой (вычислительная или операционная система), совместимость с другими информационными системами и между функциональными блоками самой АСОЭИ.

Надёжность, защищённость, безопасность:

· множественность уровней защиты.

Система также должна удовлетворять и дополнительным требованиям:

· возможность работы в сетях с большими объёмами данных;

· функционирование в режиме реального времени;

· быстрое реагирование на запросы пользователей;

· поддержка пакетного режима и диалогового режима;

· система должна иметь распределённый характер (т.е. возможность обработки информации на нескольких ПК);

· наличие дружественного пользовательского интерфейса для ввода (формы, шаблоны документов) и просмотра информации (графики, таблицы);

· возможность диагностики технических и программных средств согласно инструкции по эксплуатации.

Набор модулей конструируется в виде блоков, «навешиваемых» на интерфейсы сопряжения. Программные модули вовсе не обязаны повторять организационную структуру организации. Одни и те же модули могут применяться в различных подразделениях одной организации. Высокий уровень унификации говорит об однородности организационной структуры, что на практике, к сожалению, реализуется редко.

Рабочие места во всех подразделениях, подлежащих автоматизации, формируются из программных модулей и объединяются в единую схему. Структуры данных и программных модулей вовсе не обязаны быть тождественны схеме экономических процессов.

Для того, чтобы понять как построена деятельность малого торгового (оптового) предприятия «Манго» необходимо рассмотреть структуру рассматриваемого предприятия.

Для этого достаточно построить функциональный блок, где отразить все информационные, материальные потоки, пример представлен на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 - Функциональный блок малого торгового предприятия

При разработке базы данных необходимо учесть все входящие и исходящие информационные и материальные ресурсы. Данная схема показывает, что предприятие сотрудничает с поставщиками бытовой техники и организациями, которые закупают оптом продукцию торгового предприятия «Манго». Следовательно, можно сделать вывод, что наше торговое предприятие является посредником между поставщиками и клиентами.

Необходимо дать характеристику торговому предприятию «Манго». Предприятие «Манго» осуществляет оптовую торговлю продовольственными товарами. Но при этом товары она не производит, а закупает у поставщиков с других регионов. Предприятие является посредником между поставщиками и клиентами.

Служба логистики на предприятии присутствует достаточно давно. Функции системы логистики заключаются в координации всех функциональных подсистем и их контроле. Для этого были разработаны схемы материального потока по логистической цепи. Распределение продукции с торгового предприятия «Манго» осуществляется через оптовых и мелкооптовых клиентов. Транспортное обслуживание со стороны предприятия может быть, только в том случае, если заключен договор с клиентом.

В нашей построенной структуре во входной информации должна учитываться информация о поставляемой продукции и данные по заказам. А на выходе должны получить структурированную информацию поступивших товарах, возвращенных товарах, сведения о товарах проданных клиентам и обновленных данных по всем этим пунктам.

3 Создание базы данных

Базы данных - это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия.

Информация созданной базы данных хранится в таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Они представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять. Каждая запись является набором именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от персональных данных сотрудников, клиентов, поставщиков и заканчивая подробным описанием свойств товара. Однотипные поля разных записей образуют столбец таблицы.

Записи одной таблицы могут содержать ссылки на данные другой таблицы, например, в таблице со списком товаров могут храниться ссылки на справочник поставщиков товаров с их адресами и другими реквизитами. При этом записи, касающиеся разных товаров, могут указывать на одного и того же поставщика. Такое взаимодействие таблиц называется связью.

В разработанной базе данных реализовано 19 таблиц. А именно Доставка, Заказы, Заказы на приобретение, Клиенты, Налоговый статус заказов, Операции с запасами, Отчеты о продажах, Поставщики, Роли, Роли сотрудников, Сведения о заказе, Сведения о заказе на приобретение, Состояние заказа на приобретение, Состояние заказов, Состояние сведений о заказе, Сотрудники, Счета, Типы операций с запасами, Товары.

Перед созданием таблиц необходимо тщательно проанализировать требования к базе данных и создать ее план, чтобы точно выяснить, какие таблицы нужны.

База данных с правильной структурой обеспечивает доступ к обновленным и точным сведениям. Поскольку правильная структура важна для выполнения поставленных задач при работе с базой данных, целесообразно изучить принципы создания баз данных. Создание таблиц в режиме конструктора представлено на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1 - Создание таблицы «Заказы» для малого торгового (оптового) предприятия

Например, в таблице Заказы необходимо учитывать налоговую ставку, налоговый статус клиента, а также платежи.

После того как были созданы все таблицы необходимо определить связи между ними. Связь таблиц позволяет установить правила взаимодействия между таблицами. На рисунке 3.2 представлена схема данных.

Рисунок 3.2 - Схема данных

Связь соединяет ключевое и обычное поля. В базе данных присутствуют только связи «один ко многим», это когда одной записи таблицы может соответствовать несколько записей другой таблицы.

.1 Создание запросов

Запросы являются инструментом поиска и структурирования данных. Запрос, адресованный одной или нескольким таблицам, инициирует выборку определенной части данных и их передачу в таблицу, формируемую самим запросом. В результате получаем подмножество информационного множества исходных таблиц, сформированное по определенному закону. Если обрабатываемый объем информации велик, выделение необходимых данных в такое подмножество позволяет существенно сократить время их обработки. В системах типа клиент-сервер, где основные базы данных хранятся на файловом сервере, система запросов позволяет уменьшить объем информации, передаваемой через локальную сеть.

Запрос - это набор условий, согласно которым производится выборка информации из таблиц. Запуск запроса формирует новую таблицу данных, единственным отличием которой от обычных таблиц является то, что с помощью повторных запусков запроса ее данные можно обновлять в соответствии с изменением информации источников данных запроса.

При формирования запроса счета необходимо учитывать клиентов, сотрудников организации, поставщиков, сумму за партию товара, получателя, наименование товара, цену за единицу, дату размещения, скидку и цену доставки. Пример представлен на рисунке 3.1.1

Запрос-объединение - это запрос, который создается на языке SQL,он представлен на рисунке 3.1.2.

Рисунок 3.1.2 - Алгоритм создания запроса на языке SQL

3.2 Создание форм и отчетов

Информация баз данных хранится в таблицах, но с ними не очень удобно работать. Для ввода, редактирования и печати информации предназначаются формы и отчеты.

Формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.

Вход в базу данных осуществляется через Окно Входа, изображенное на рисунке 3.2.1.

Рисунок 3.2.1 - Окно Входа

Окно входа открывает главную страницу, где показываются активные заказы, и склад для повторного заказа на выбранного сотрудника торговой оптовой компании «Манго». Меню главной таблицы имеет дружественный интерфейс. Можно выставлять счета, добавлять сотрудников, клиентов, создавать заказы. И главное присутствуют быстрые ссылки, позволяющие быстрый переход к необходимым данным, изображенные на рисунке 3.2.2.

Рисунок 3.2.2 - Главная страница

Входя через это окно можно просмотреть информацию о запасах, заказах, клиентах, заказах на приобретение, поставщиках, сотрудниках, грузоотправителях, а также предоставляются отчеты о продажах, изображенные на рисунке 3.2.3.

Рисунок 3.2.3- Отчет о продажах

Каждое предприятие должно составлять инвентарную опись, т. е. проводить ревизию, благодаря которой можно определить какое количество товара осталось в торгом предприятии, это необходимо для снятия остатков. Инвентарная опись изображена на рисунке 3.2.4.

Рисунок 3.2.4 - Инвентарная опись

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки. Пример изображен на рисунке 3.2.5.

Рисунок 3.2.5 - Отчет 10 самых крупных заказов торгового предприятия

3.3 Создание макросов и модулей

Макрос - это средство для автоматизации задач и добавления функциональных возможностей в формы, отчеты и элементы управления. Например, при добавлении командной кнопки в форму событие кнопки OnClick связывается с макросом, который содержит команды, выполняемые при каждом нажатии кнопки.

В приложении Access макросы можно рассматривать как упрощенный язык программирования, на котором программа записывается в виде списка макрокоманд (Макрокоманда. Основной компонент макроса; замкнутая инструкция, самостоятельно или в комбинации с другими макрокомандами определяющая выполняемые в макросе действия. В других макроязыках макрокоманды иногда называют просто командами.) для выполнения. При создании макроса каждая макрокоманда выбирается из раскрывающегося списка, после чего к ней добавляется необходимая информация. Макросы позволяют добавлять функциональные возможности в формы, отчеты и элементы управления без необходимости написания кода в модуле Visual Basic для приложений (VBA) (VBA (Visual Basic for Applications). Версия макроязыка программирования Microsoft Visual Basic, используемая для программирования приложений для Microsoft Windows и поставляемая с некоторыми программами корпорации Майкрософт.) . Макросы обеспечивают выполнение части команд, доступных в VBA, и для большинства пользователей создание макроса оказывается проще, нежели написание кода VBA. В разработанной базе данных создан макрос для быстрого удаления данных из базы данных, изображенный на рисунке 3.3.1.

Рисунок 3.3.1 Удаление данных из базы данных

Разработка модулей необходимо для нормального функционирования базы данных, внедренных в малое торговое предприятие «Манго». Здесь прописываются коды для добавления или удаления товаров на склад, количество товаров для закупки, они изображены на рисунке 3.3.2.

Рисунок 3.3.2 - Коды для добавления или удаления товаров на склад, количество товаров для закупки

4 Системное программное обеспечение

Предполагается использовать программное обеспечение MS Windows (Vista, XP, 2007) ввиду их всемирного применения и наличия огромного количества программных утилит, написанных под эти платформы, облегчающих работу под ними, а также из-за того, что большинство пользователей имеют минимум компьютерных знаний, ориентированных именно на эту систему.

Базы данных для организации вполне реально использовать написанные на MS Access 2010. Суть выбора базы данных в том, что простые базы способен писать средний пользователь, применяя MS Access, но крупные базы данных под силу, в основном, специалистам в этом вопросе.

В состав Microsoft Office Access 2010 входит набор эффективных средств, которые позволяют быстро организовать отслеживание, отчетность и совместный доступ к данным в структуре управления. Благодаря новым возможностям интерактивной разработки, библиотеке готовых шаблонов и поддержке разнообразных источников данных, включая Microsoft SQL Server, с помощью Office Access 2010 можно быстро создавать удобные специализированные приложения для учета и контроля, не имея профессиональных навыков работы с базами данных. Созданные приложения и отчеты легко можно адаптировать к меняющимся потребностям бизнеса, а новая, более глубокая интеграция программ Office Access 2010 и Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 помогает осуществить совместный доступ, управление, проверку и архивирование данных.

Прикладное обеспечение стандартно - MS Office 2010. Плюс к этому следует отметить, что специфика работы отделов позволяет устанавливать программные комплексы, упрощающие их работу. Для бухгалтерии возможно организовать общую структуру, связанную с остальными отделами предприятия. Базы данных можно специализировать под конкретные нужды отделов, а можно и использовать комплексную базу данных, покрывающую нужды всей фирмы.

Таким образом, мы можем проследить поток информации, проходящий через АСОЭИ:

1. Входящий поток информации (терминалы, Internet, сканер, внешние сети).

2. Обработка информации (работа офисных и специализированных программ, накопление и обработка информации в базах данных, выписка счетов, разработка договоров с учетом ситуации на рынке и юридических особенностей.

Вывод информации в удобном виде (распечатка на принтере, вывод на экран монитора, пересылка по Internet, e-mail, обновление интернет-страницы, обновление баз данных).

4.1 Технология обработки информации и обслуживание системы

Как отмечалось выше, система должна поддерживать пакетный и диалоговый режим:

1. Пакетный режим - используется на этапе сбора и регистрации информации, когда ввод и обработка не совпадают по времени. Вначале пользователь собирает информацию, формируя ее в пакеты в соответствии с видом задач или каким-то др. признаком. После завершения приема информации производится ее ввод и обработка, т.о., происходит задержка обработки.

2. Диалоговый режим - система после запроса выдает ответ и ждет дальнейших действий пользователя. Использование этого режима происходит на этапе получения информации из базы данных согласно запросу, который формируется при помощи диалоговой формы.

Кроме того, система может поддерживать интерактивный режим, который предполагает возможность двустороннего взаимодействия пользователя с системой, т.е. у пользователя есть возможность воздействия на процесс обработки данных.

Диагностика и обслуживание технических средств, а также инсталляция программного обеспечения, настройка параметров работы с Internet, разрешение вопросов, связанных с бесперебойной работой программных средств обеспечивается системной группой - людьми, которые хорошо знают устройство компьютера и принципы функционирования ОС.

Администрирование базы данных - администратором базы данных. Им же выполняются функции создание резервной копии БД на носителях.

4.2 Защита информации

Система защиты информации - совокупность специальных мер правового и административного характера, организационных мероприятий, физических и технических средств защиты, а также специального персонала, предназначенного для обеспечения безопасности информации.

Правовые меры защиты информации - действующие в стране законы, указы и другие нормативные акты, регламентирующие правила обращения с информацией и ответственность за их нарушения.

Морально-этические меры защиты информации - традиционно сложившиеся в стране нормы поведения и правила обращения с информацией. Эти нормы не являются обязательными, как законодательно утвержденные нормы, однако, их несоблюдение ведет к падению авторитета, престижа человека, организации.

Организационные (административные) меры защиты - это меры, регламентирующие процессы функционирования АСОЭИ, использование ее ресурсов, деятельности персонала, а также порядок взаимодействия пользователей системой таким образом, чтобы максимально затруднить или исключить возможность реализации угроз безопасности информации.

Физические меры защиты - различные механические, электро- или электронно-механические устройства, предназначение для создания физических препятствий на путях проникновения потенциальных нарушителей к абонентам АБС и защищаемой информации, а также техник визуального наблюдения, связи и охранной сигнализации.

Технические (аппаратно-программные) средства защиты - различные электронные устройства и специальные программы, выполняющие (самостоятельно или в комплексе с другими средствами) функции защиты информации (идентификацию пользователей, разграничение доступа к ресурсам, криптографическое закрытие информации и т.п.)

Администратор безопасности - лицо или группа лиц, ответственных за обеспечение безопасности системы, за реализацию и непрерывность соблюдения установленных административных мер защиты и осуществляющих постоянную организационную поддержку функционирования применяемых физических и технических средств защиты.

Наилучшие результаты по защите АСОЭИ достигаются при системном подходе к вопросам безопасности АСОЭИ и комплексном использовании различных мер защиты, на всех этапах жизненного цикла системы начиная с ее проектирования.

Существуют следующие универсальные (общие) способы защиты информации от различных воздействий на нее:

· идентификация и аутентификация (пользователей процессов и т.д.);

· контроль доступа к ресурсам АСОЭИ (управление доступом);

· регистрация и анализ событий, происходящих в АСОЭИ;

· контроль целостности объектов АСОЭИ;

· шифрование данных;

· резервирование ресурсов и компонентов АСОЭИ;

· идентификация - это присвоение кода каждому объекту персонального идентификатора;

· управление доступа - защита информации путем регулирования доступа ко всем ресурсам системы (техническим, программным, элементам баз данных).

Резервирование ресурсов и компонентов АСОЭИ предполагает: организацию регулярных процедур спасения и резервного хранения критичных данных, установку и периодическую проверку резервных устройств обработки данных, подготовку специалистов, способных заменить администраторов систем, регистрацию систем и хранение носителей информации.

5 Средства организации баз данных и работы с ними

Для того чтобы сравнительно небольшой коллектив сотрудников торгового предприятия «Манго» эффективно работал с большим информационным потоком, база данных в составе АСОЭИ должна отвечать следующим требованиям:

· хранение больших объёмов актуальной и достоверной информации;

· простота обращений пользователей к БД;

· возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными БД;

· доступ к данным пользователям с соответствующими полномочиями;

· одновременное обслуживание большого числа пользователей;

· поиск информации по различным группам признаков;

· возможность расширения и реорганизации данных в БД при изменениях предметной области.

При проектировании БД необходимо исходить из принципа целостности (т.е. при изменении данных в одном месте изменяются соответствующие данные в другом месте БД) и непротиворечивости данных. Предпосылкой для соблюдения этих принципов является минимизация избыточности данных.

Создание БД, её поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется при помощи системы управления базами данных (СУБД). При этом централизованный характер управления данными в БД предполагает наличие некоторого лица или группы лиц, на которых возлагаются функции администрирования БД.

Заключение

В данном курсовом проекте я провел автоматизацию малого торгового (оптового) предприятия «Манго» путем внедрения в организационную структуру базу данных, которая позволяет организовывать процессы обработки данных в базе данных.

Была создана комплексная информационная система, основанная на применении современных информационных технологий подготовки, приема, обработки, передачи, учета, контроля экономической информации для повышения оперативности и качества управления экономическим объектом, а также анализа хозяйственной деятельности предприятия.

Также определил, что для нормального функционирования малого (оптового) торгового предприятия «Манго» необходимо внедрить персональные компьютеры и компьютерные сети. Поскольку обмен данными интенсивно идёт по сети, необходимо использовать сетевую операционную систему (ОС), т.е. такую ОС, которая обеспечивает обработку, передачу, хранение данных в сети. Сетевая ОС обеспечивает доступ ко всем ресурсам сети, распределяет и перераспределяет различные ресурсы сети.

Для малого (оптового) предприятия «Манго» эффект от внедрения АСОЭИ будет выражаться в следующем:

· снижение трудоемкости и стоимости процессов анализа, планирования, учёта и контроля;

· сокращение сроков обработки аналитических данных,

· повышение их качества и достоверности;

· создание условий для перехода к безбумажной технологии обработки аналитических данных;

· обеспечение директивных сроков представления установленных результатов анализа, планирования, учёта и контроля;

· повышение гибкости и управление процессами анализа, планирования, учёта и контроля;

· совершенствование организации труда работников;

· сокращение численности работников отдела и, как следствие, экономия фонда заработной платы.

Не существует однозначных рекомендаций по расчету экономической эффективности АСОЭИ. Однако это не означат, что при проектировании АСОЭИ вообще невозможно с большей или меньшей достоверностью судить об эффективности предлагаемой системы.

Список использованной литературы

Справочная и учебная литература

1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель по информатике [Текст]: учебник / Ю.Б. Бакаревич, Н.В. Пушкина. - СПб.: БХВ - Петербург. 2006. - 567с.

2. Бондарева Г.А., Сахарова Е.В., Королькова Л.Н., Информатика. Методические указания [Текст]: учебник / Г.А. Бондарева, Е.В. Сахарова, Л.Н. Королькова. - Ставрополь, СТИС. - 2006. - 155с.

Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем [Текст]: учебник / В.В. Бойко, В.М. Савинков. - М.: Финансы и статистика. 2002. - 251с.

Гончаров А. Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами [Текст]: учебник / учебник / А.Ю. Гончаров. - Москва - 2009. - 194с.

Григорьев В.А., Ревунков В.И. Система налогообложения [Текст]: учебник для вузов / В.А. Григорьев, В.И. Ревунков. - М.: МВТУ им. Баумана. - 2002. - 436с.

Мейер М. Теория реляционных баз данных [Текст]: учебник / М. Мейер. - М.: Мир. - 2003. - 523с.

Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г. Специальная информатика [Текст]: учебное пособие / С.В. Симонович, Г.А. Евсеев, А.Г. Алексеев. - М.: АСТ-ПРЕСС: Инфорком-Пресс. - 2010. - 362с.

Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных [Текст]: учебник / Дж. Хаббард. - М.: Мир. - 2004. - 364с.

9. Домашняя страница Access: справка и обучение [Электронный ресурс] // http://office.microsoft.com/ru-ru/access/FX100487571049.aspx.

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение

высшего профессионального образования

ФИНАНСОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

«Информационных технологий»

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Поиск и обработка экономической информации»

на тему: «Автоматизированных систем экономической обработки информации»

Выполнила:

студентка группы ФК 1-5

Родина О.В.

Научный руководитель:

доц. Магомедов Р.М.

Москва 2010

План:

1. Введение;

2. Программное обеспечение автоматизированной системы обработки экономической информации;

3. Прикладное программное обеспечение;

4. Назначение автоматизированных систем экономической обработки информации (АСОЭИ);

5. Требования к АСОЭИ;

6. Основные направления автоматизации;

7. Программа «1С: Бухгалтерия»;

8. Заключение;

9. Список литературы;

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам. Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Поэтому актуальность взятой мною темы очевидна – необходимо грамотное использование автоматизированных систем экономической обработки информации.

В качестве технической базы (технического обеспечения) рабочего места специалиста, обрабатывающего экономическую информацию вполне можно выбрать типовой компьютер, предлагаемый многими продавцами компьютерной техники, а неправильный выбор программного обеспечения может привести к большим потерям времени, денег и тяжелым психологическим последствиям. Достаточно лишь представить, как при отсутствии преемственности при переходе на новый программный продукт придется заново переучивать весь персонал, заново ввести базу данных, созданную и накопленную в течение нескольких лет и т.д. Главным назначением АРМ, конечно, является решение задач профессиональной направленности (задач бухучета, анализа хозяйственной деятельности, планирования и прогнозирования и т.п.). Однако персональный компьютер непосредственно не может взаимодействовать с программами профессионального назначения, необходима операционная система, с помощью которой все остальные программы-приложения и будут работать. Компьютер и операционная система будут как бы являться вычислительной платформой, на которой базируются все прикладные программы.

Прикладное программное обеспечение (ППП - пакеты прикладных программ) можно разделить на две группы:

1. Базовое (общесистемное) программное обеспечение, которое практически не привязано (или слабо привязано) к решению конкретных узко профильных задач, к области узкой профессиональной деятельности пользователя, которые можно разделить, в свою очередь, на три крупных подгруппы:

Функциональные ППП;

Многофункциональные и интегрированные ППП;

Проблемно - ориентированные ППП общесистемного назначения.

2. Проблемно-ориентированные ППП профессионального назначения, которые можно разделить, в свою очередь, на две подгруппы:

Типовые ППП управления, учета и анализа (например, автоматизированная система бухучета «1C: Бухгалтерия», которая будет рассмотрена в отдельной главе);

Локальные (индивидуальные) ППП управления, учета и анализа.

Главное назначение автоматизированной системы обработки экономической информации - повысить эффективность выполнения работы предприятия, связанного с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, АСОЭИ призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью АСОЭИ является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать экономическую информацию.

Информация в настоящее время выходит на первый план среди прочих ресурсов предприятия. Это обуславливается необходимостью экономить трудовые, материальные и финансовые ресурсы. Отсюда вытекают и специальные требования, предъявляемые автоматизированным системам обработки информации. Прежде всего, система должна отвечать основным функциональным требованиям, в качестве которых выступают операции экономического отдела городской налоговой инспекции.

Кроме того, к АСОЭИ предъявляются и основные системные требования:

1. Стандартизация и унификация:

Единообразие форм представления информации, а также учёта, контроля и хранения документов.

Единообразие пользовательского интерфейса для всех решаемых задач.

Единый порядок документирования, сопровождения и модификации.

Система должна строиться на основе типовых программных продуктов и стандартных технологий и методологий.

2. Адаптивность системы (без программирования) в соответствии с платформой (вычислительная или операционная система), совместимость с другими информационными системами и между функциональными блоками самой АСОЭИ.

3. Настраиваемость системы:

Функциональных возможностей.

Интерфейсов пользователей в распределённой структуре.

4. Модульность и открытость как информационной системы в целом, так и отдельных её компонент. Кроме того, должен присутствовать пользовательский инструментарий для развития системы.

5. Масштабируемость (переносимость на другие платформы, мобильность).

6. Надёжность, защищённость, безопасность:

Множественность уровней защиты.

Система также должна удовлетворять и дополнительным требованиям:

1. Возможность работы в сетях с большими объёмами данных.

2. Функционирование в режиме реального времени.

3. Быстрое реагирование на запросы пользователей.

4. Поддержка пакетного режима и диалогового режима.

5. Система должна иметь распределённый характер (т.е. возможность обработки информации на нескольких ПК).

6. Наличие дружественного пользовательского интерфейса для ввода (формы, шаблоны документов) и просмотра информации (графики, таблицы).

7. Возможность диагностики технических и программных средств согласно инструкции по эксплуатации.

Существует 4 группы направлений:

1) Автоматизация деятельности КБ - внутрибанковское обслуживание:

Автоматизация учетно-операционной работы;

Автоматизация - ведения договоров;

Автоматизация - экономической работы КБ (расчет нормативов, прогнозно-аналитические работы)

Автоматизация новых банковских операций (лизинг);

Автоматизация работ с ЦБ.

2) Автоматизация внебанковской деятельности (обслуживание клиентуры):

Обслуживание в офисе;

Использование пластиковых карт.

3) Автоматизация межбанковских расчетов; межфилиальные расчеты; между банками РФ; между банками РФ и банками стран СНГ; м/н расчеты (использование СВИФТ);

4) Автоматизация внутрибанковских учетных задач:

Автоматизация учета труда, зарплаты;

Учета ОФ, материалов и пр.

Программа «1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская программа, являющаяся самой распространенной (по данным «Финансовой газеты», газеты «Софт-Маркет» и др.) бухгалтерской программой в России. «1С: Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм отчетности. Один раз освоив универсальные возможности программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы, товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д. «1С: Бухгалтерия» успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д. В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство пользователя и регистрационная анкета.

ВВЕДЕНИЕ..................................................................................................... 3

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ................................. 4

ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ................................... 4

БАЗЫ ДАННЫХ............................................................................................. 5

ПРОГРАММА «1С: БУХГАЛТЕРИЯ».......................................................... 6

ЗАКЛЮЧЕНИЕ............................................................................................. 10

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ...................................... 11

ВВЕДЕНИЕ

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому и очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

В данной работе будут рассмотрены основные системы автоматизации обработки экономической информации.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

В качестве технической базы (технического обеспечения) рабочего места специалиста, обрабатывающего экономическую информацию вполне можно выбрать типовой компьютер, предлагае­мый многими продавцами компьютерной техники, а неправильный выбор программного обеспечения может привести к большим потерям времени, денег и тяжелым психологи­ческим последствиям. Достаточно лишь представить, как при отсутствии преемственности при переходе на новый программный продукт придется заново переучивать весь персонал, заново ввести базу данных, созданную и накопленную в течение нескольких лет и т.д.

Главным назначением АРМ, конечно, является решение задач профессиональной на­правленности (задач бухучета, анализа хозяйственной деятельности, планирования и прогно­зирования и т.п.). Однако персональный компьютер непосредственно не может взаимодейст­вовать с программами профессионального назначения, необходима операционная система, с помощью которой все остальные программы-приложения и будут работать. Компьютер и опе­рационная система будут как бы являться вычислительной платформой, на которой базируют­ся все прикладные программы.

ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Прикладное программное обеспечение (ППП - пакеты прикладных программ) можно разделить на две группы:

1. Базовое (общесистемное) программное обеспечение, которое практически не привязано (или слабо привязано) к решению конкретных узко профильных задач, к области узкой профессиональной деятельности пользователя, которые можно разделить, в свою очередь, натри крупных подгруппы:

функциональные ППП;

многофункциональные и интегрированные ППП;

проблемно - ориентированные ППП общесистемного назначения.

2. Проблемно-ориентированные ППП профессионального назначения, которые можноразделить, в свою очередь, на две подгруппы:

типовые ППП управления, учета и анализа (например, автоматизированная система бухучета «1C: Бухгалтерия», которая будет рассмотрена в отдельной главе); локальные (индивидуальные) ППП управления, учета и анализа.

Функциональные ппп

ППП первоначально разрабатывались именно как прикладные программы для решения определенной группы задач - для реализации одной функции прикладного программного обес­печения: текстовые редакторы, табличные процессоры (электронные таблицы), графические ре­дакторы, системы управления базами данных и т.п. Конечно, сейчас эти основные функции реа­лизованы в многофункциональных пакетах и интегрированных пакетах типа Office, однако они стоят значительно дороже и требуют значительно больших ресурсов компьютера (хотя в полном комплеете, может быть, и не нужны), поэтому функциональные пакеты имеют очень широкое распространение. Очень часто эти программные продукты можно найти в свободном, общедос­тупном распространении (shareware) на сайте фирмы-разработчика, на BBS, на CD-ROM и т.д. Их можно бесплатно установить на свой компьютер и проверить в работе, оценить возможности, однако при коммерческом использовании необходимо зарегистрироваться у разработчика и заплатить ему некоторую сумму, чаще всего небольшую.

БАЗЫ ДАННЫХ

Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловил не только широкий переход к среде Windows, где разработчик программного обеспечения может в меньше степени заботиться о распределении ресурсов, но также сделал программное обеспечение ПК в целом и СУБД в частности менее критичными к аппаратным ресурсам ЭВМ.

Среди наиболее ярких представителей систем управления базами данных можно отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland dBase, Borland Paradox, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а также баз данных Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии «клиент-сервер». Фактически, у любой современной СУБД существует аналог, выпускаемый другой компанией, имеющий аналогичную область применения и возможности, любое приложение способно работать со многими форматами представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных благодаря наличию большого числа конвертеров. Общепринятыми, также, являются технологи, позволяющие использовать возможности других приложений, например, текстовых процессоров, пакетов построения графиков и т.п., и встроенные версии языков высокого уровня (чаще – диалекты SQL и/или VBA) и средства визуального программирования интерфейсов разрабатываемых приложений.

ПРОГРАММА «1С: БУХГАЛТЕРИЯ»

Программа «1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская программа, являющаяся самой распространенной (по данным «Финансовой газеты», газеты «Софт-Маркет» и др.) бухгалтерской программой в России. «1С: Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм отчетности. Один раз освоив универсальные возможности программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы, товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д. «1С: Бухгалтерия» успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д.

В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы компьютер должен иметь:

Операционную систему Windows;

Процессор Intel-80386DX или выше:

Оперативную память не менее 4 Мбайт

Жесткий диск (используется около 4 Мбайт)

Накопитель на гибких магнитных дисках

Для предотвращения возможности незаконного тиражирования «1С: Бухгалтерия» предоставляется пользователям в защищенном от копирования виде (ключевая дискета, аппаратный ключ и др.)

Основные особенности «1С: Бухгалтерия»:

Ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия

Возможности ведение количественного и многовалютного учета

Получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету

Полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

Возможность автоматической печати выходных первичных документов.

Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных операций. В программу следует вводить все проводки, отражающие хозяйственную деятельность предприятия. Программа рассчитана на хранение большого числа проводок – десятков и сотен тысяч, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или содержанию. Кроме этого можно ограничить «видимость» проводок за год, полгода, квартал и т.д.

Документы могут содержать сведения за месяц, квартал, год или любой другой период времени.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной

информации (справочников):

план счетов;

список видов объектов аналитического учета;

списки объектов аналитического учета (субконто);

констант и т.д.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме этого данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

При самом простом использовании «1С: Бухгалтерии» можно ограничиться только простым ведением синтетического учета. При этом можно вводить проводки и на их основе получать оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, главную книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные документы и выдавать отчеты для налоговых органов.

Полностью возможности программы «1С: Бухгалтерия» раскрываются при ведении аналитического учета. В этом случае программа позволит отслеживать расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение товаров и основных средств, выполнение договоров. Расчеты по зарплате и с подотчетными лицами и т.д.

Кроме этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров.

Помимо описанного продукта, существуют следующие автоматизированные системы: “АУБИ”, СуперМенеджер, ИНФО–Бухгалтер, ФОЛИО, Инфин – Бухгалтерия, БОСС, БЭСТ, АККОРД.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Кроме энергии и сырья, на любом предприятии используется также информация - жизненно важный продукт, необходимый для того, чтобы быть в курсе всей деятельности предприятия и руководить ею. При наличии или отсутствии автоматизации, с компьютерной техникой или без нее, информация существует и циркулирует внутри предприятия, состав­ляя его информационную систему (ИС). При этом автоматизация, даже частичная, внедряе­мая искусственным путем в естественные информационные потоки, будет эффективна толь­ко тогда, когда произойдет успешная интеграция автоматизированной информационной сис­темы (АИС) в структуру предприятия.

Внедрение автоматизированных систем обработки экономической информации позволяет существенно уменьшить затраты, связанные с обработкой данных, повысить производительность труда экономических работников (не тратиться время на бумажную работу), улучшить связь между разными подразделениями предприятия (общая база данных).

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. «1С: Бухгалтерия», Настольная книга пользователя М.: 1999 г.

2. Брага В.В. «Компьютеризация бухгалтерского учета М.: Финстатинформ 1996 г.

3. Банк В.Р., Зверев В.С. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учеб./АГТУ.-Астрахань: Изд-во АГТУ, 2000.-260 с.